Eticheta scrisorilor de afaceri: cerințe și reguli de redactare

Descrierea și rezumatul etichetei de afaceri pentru a citi online gratuit.

Eticheta scrisorii de afaceri

În zilele noastre, sistemul tradițional de corespondență de afaceri a suferit schimbări radicale. Datorită mijloacelor moderne de comunicare și ritmului vieții, scrisorile ajung la adresa destinatarului aproape la viteza fulgerului. Mai mult, acestea devin adesea o parte integrantă a proceselor de afaceri. Cu toate acestea, lipsa de timp pentru a citi mesajele lungi și confuze privind producția intensivă și, în plus, în domeniul relațiilor internaționale, exclude adesea posibilitatea de a lua pe deplin în considerare propunerile autorilor lor.

În acest sens, fiecare manager și protocolul său sau serviciul PR au nevoie urgentă de îmbunătățirea culturii scrisului de afaceri: trebuie să aveți posibilitatea de a alege tipul de scrisoare sau de răspuns adecvat pentru o anumită situație, de a aplica formulele de limbă corespunzătoare, de a vă putea edita propriile texte, de a lucra ca designer și corector astfel încât scrisoarea trimisă are efectul dorit. Într-adevăr, cât de bine textul mesajului este corect, literat și corect din punct de vedere politic, pe ce hârtie este scris, în ce plic și cum a fost trimis, succesul rezolvării problemelor specifice va depinde în mare măsură de activitatea întreprinderilor, instituțiilor și instituțiilor de învățământ. dar și relația dintre țări.

Prin urmare, am stabilit un obiectiv - de a publica o carte în stilul "Writer" modern, care ar ajuta zi de zi și pe oră pe toți cei implicați în orbita relațiilor internaționale să compună în mod competent și eficient scrisori de afaceri și să își trimită mesajele atât în Rusia, cât și în străinătate.

Sperăm că următoarea ediție a seriei Biblioteca Diplomat va putea aduce cititorilor beneficii practice.

Director General al Întreprinderii Unității de Stat "Inpredservice"

Genul epistolar a existat din cele mai vechi timpuri. În timp, numai materialul pe care au scris semne, poze și litere s-au schimbat. De exemplu, în Rusia, scoarța de mesteacăn a fost adesea folosită, precum și panouri, pe care au făcut note-notches. Acestea au fost numite "nasul", din care expresia "vă îngropa în nas". Apropo, o placă cu crestături ar putea fi coborâtă în apă, ca un fel de corespondență.

Au scris pe coaja de mesteacăn și scânduri prin stoarcerea și tăierea literelor cu bastoane din lemn, oase și fier, numite "scris". Nu este exclus faptul că o astfel de "tehnologie" a fost inventată pentru a ajuta comercianții analfabeți, care trebuiau să-și fixeze cumva operațiunile financiare, provocând nișe. Au fost descifrate prin numărarea numărului de crestături - "betisoare". Asemenea dispozitive erau răspândite nu numai în Rusia, ci și în Europa medievală, unde era și plină de oameni analfabeți.

Cel mai vechi scenariu este considerat a fi est. În Egiptul antic, la început au scris pe toate suprafețele netede, pe pereți, pe pietre plate și chiar pe feluri de mâncare. În Sumer și Babilon, tabletele de lut au fost utilizate pe scară largă. Apoi papirusul și pergamentul au apărut în Est, iar după ei, începând cu secolul al XV-lea, hârtie. Astfel, scrisoarea și materialele pentru aceasta sunt foarte strâns legate de zona geografică, climatică și biologică a locuinței umane.

Din literatura antică este bine cunoscut faptul că chiar și în acele vremuri era o etichetă de scriere a literelor. De exemplu, sa decis să înceapă scrisoarea nu cu numele destinatarului, ci cu numele expeditorului, urmată de un salut însoțit de dorințe plăcute și numai de textul mesajului însuși.

Forma obișnuită a scrisorii folosite în epoca noastră, precum și plicurile sigilate, au început să fie folosite numai în anii douăsprezece ai secolului al XIX-lea, în Anglia, iar în mijlocul aceluiași secol au apărut timbre poștale.

Nu contează ce, dar în orice moment oamenii au încercat să-și exprime gândurile și să rezolve probleme urgente de viață prin scrisori, cu ajutorul cărora au fost schimbate informații și au fost făcute diverse propuneri. În ceea ce privește formulele lingvistice, stilul și varietățile corespondenței, căile de a scrie scrisori și de a lucra cu ele - toate acestea au fost create și perfecționate de-a lungul secolelor.

Nu fără curiozități. De exemplu, în timpul domniei lui Ivan cel Groaznic nimeni nu a îndrăznit să vorbească împotriva regelui. Singura excepție a fost mitropolitul Moscovei Filip. A scris adesea scrisori către țarul în care a condamnat brusc oprichnina și revoltele comise de oprichniki. Aceste mesaje înaintea regelui dement că le-a numit "scrisori filkiny", arătând atitudinea lui respingătoare față de conținutul lor și personal față de mitropolit.

Pentru a preda oamenilor birocratici ruși corecte scrierea, la începutul secolului al XVIII-lea au început să fie publicate "grefieri" - colecții de probe de documente. Precursorii "grefierilor" erau "formari", cunoscuți în Occident în secolul al VII-lea și au apărut în Rusia cel mai târziu în secolul al XV-lea. Ele conțineau mostre de construcție a documentelor conform unui anumit tipar, seturi de expresii și expresii care erau parte integrantă a etichetei formale și reflectau relațiile oficiale. Un alt tip de scriitori timpurii - "titulniki", care conține informații despre cum să înregistreze titlul regal complet. Culoarea hârtiei, care ar putea fi albastru, portocaliu, lăcustă și altele, autorii grefierului au sfătuit să aleagă cu grijă, pentru a nu fi supuși reproșurilor pentru lipsa gustului.

Cerințele pentru scrierea de mână au fost destul de ridicate. Astăzi nu suntem singurii care încearcă să-i învețe pe birocrații moderni ruși, obișnuiți cu SMS-urile și e-mailurile, să scrie scrisori literate. În acest sens, există o mulțime de literatură și manuale practice. Din păcate, în cele mai multe dintre ele nu există eșantioane de modele de scriere optimă și utilizarea formulelor standard, care permit transmiterea esenței literei în modul cel mai precis, selectarea tonului adecvat, salutul politicos și salutul corect.

Se crede că cei mai buni maeștri ai genului epistolar sunt diplomați, al căror cuvânt și, mai mult, "scris în stilou" ar trebui să sune mereu clar și clar. Prin urmare, aș fi deosebit de fericit dacă găsesc această carte utilă.

Scrisoare de afaceri

Scrisorile de afaceri sunt documente oficiale care sunt utilizate pentru a rezolva o varietate de probleme care apar în procesul de comunicare de afaceri, precum și numeroase probleme operaționale. În plus, în formatul scrisorilor de afaceri, felicitările și mulțumirile pot fi trimise sau predate în numele conducerii întreprinderilor, instituțiilor, organizațiilor, inclusiv a misiunilor diplomatice și consulare. În acest caz, scrisorile și scrisorile de mulțumire din partea șefilor autorităților publice sunt echivalate cu premii.

Multe cărți de referință împart scrisori de afaceri în funcție de caracteristicile lor funcționale în două grupuri:

✓ scrisori care necesită un răspuns (scrisoarea de anchetă, scrisoarea de cerere, scrisoarea de apel, scrisoarea de propunere etc.);

✓ scrisori care nu necesită o scrisoare de răspuns (scrisoare de avertizare, scrisoare de avertizare, scrisoare de invitație, etc.).

Cu toate acestea, normele protocolului general acceptate, obligatorii nu numai pentru diplomați și funcționari, ci și pentru toți angajații, necesită un răspuns obligatoriu la toate scrisorile primite (cu excepția scrisorilor circulare și de însoțire, precum și a notelor verbale).Astfel, nu numai că sunt informați despre primirea lor, ci și mulțumesc pentru invitarea și confirmarea participării sau neparticipării la eveniment, precum și pentru acceptarea sau dezacordul cu memento-ul sau cu un avertisment nejustificat.

Prin trăsături structurale Literele de afaceri sunt împărțite în:

✓ standard, compilat în conformitate cu o reglementare specifică în conformitate cu tema și scrisă sub formă de structuri sintactice standard,

✓ protejate prin drepturi de autor, scrise în maniera autorului și ținând seama de caracterul destinatarului.

Sub topic scrisorile de afaceri sunt împărțite în:

✓ afaceri, realizarea relațiilor economice, juridice și financiare cu partenerii,

✓ comerciale, care se ocupă de aspecte legate de logistică și vânzări, angajamente de garanție etc.

În funcție de forma de plecare Literele de afaceri sunt împărțite în:

✓ plicuri trimise prin curier sau prin poștă

✓ fax, trimis prin fax,

✓ electronic, trimis prin e-mail.

În acest caz, este permisă trimiterea de mesaje la mai multe adrese simultan. Cu toate acestea, conform standardelor general acceptate de etichetă, scrisorile destinate trimiterii simultane către mai multe adrese pot fi doar circulare, însoțitoare sau sub formă de mesaje destinate unei game largi de persoane, precum și sub formă de comunicate de presă pentru mass-media.

Ce este eticheta

Înainte de a vorbi despre o scrisoare de afaceri, trebuie să vă amintiți mai întâi ce este eticheta. Aceasta este o ordine stabilită de comportament în societate, un set de maniere și reguli ale așa-numitului ton bun, pe care fiecare persoană inteligentă și educată trebuie să o urmeze pentru a nu fi cunoscută ca fiind necultivată. Aceste reguli istorice sunt o parte integrantă a societății.

Scrierea culturii: caracteristici generale

Cultură de scriere, desigur, nu se referă numai la scrierea de afaceri. Există multe tipuri și modalități de comunicare scrisă. Ele sunt diferite, fiecare are propriile sale caracteristici, dar există câteva trăsături comune. Printre acestea se numără:

încrederea în limbajul normalizat al cărții cu ipoteza unui vocabular non-carte,
utilizarea unei sintaxe complexe
ordinea fixă a cuvintelor în propoziție,
structura clară a textului
alfabetizare ridicată.

Eticheta scrisorilor de afaceri

Când ni se poate cere să scriem o scrisoare de afaceri? Desigur, dacă facem afaceri cu organizații și / sau persoane fizice. Ceea ce scriem partenerilor, colegilor, clienților noștri, modul în care pregătim scrisoarea noastră, va deveni chipul companiei noastre și ne va prezenta fie într-o lumină favorabilă, fie într-o situație nu prea bună. Cu excepția cazului în care, desigur, nu avem competența de a scrie eticheta scrisorii de afaceri. Pentru a nu pierde chipul, trebuie să înveți următoarele trucuri. Apropo, este de asemenea util să ai astfel de cunoștințe deoarece cea mai mică greșeală, o mică inconsistență cu regulile, poate transforma o scrisoare de afaceri într-o incompetentă din punct de vedere juridic.

Specificitatea relațiilor de afaceri

Înainte de a vorbi direct despre eticheta scrisorilor de afaceri, este necesar să înțelegem cum diferă relațiile de afaceri în general, ceea ce le caracterizează, care sunt caracteristicile lor. Caracteristica principală a relațiilor de muncă este absența (fie integrală sau aproape completă) în aceste relații de umbre personale. De regulă, la locul de muncă fiecare dintre noi este extrem de colectat, calm, politicos - cu greu nimeni nu va dansa cu o tamburină, de exemplu, sau nu va face alte acțiuni destul de logice în compania prietenilor, ci mai degrabă ridicol pentru mediul de lucru. Acest lucru se referă, nu numai la acțiuni, ci și la emoții - vă puteți permite să râdeți sau să zâmbiți sau chiar o ușoară manifestare a furiei, dar râsul homer, isterie, lacrimi și altele arata destul de nepotrivite, toate acestea se referă doar la emoții la locul de muncă. La lucru, de obicei purtăm măști, demonstrând priceperea, consistența și calmul.

Comunicarea de afaceri nu poate fi finalizată atunci când dorește. Un partener de afaceri sau un client nu va înțelege dacă, în mijlocul unei întâlniri importante, ne ridicăm brusc și lăsăm publicul. Nu puteți ignora interlocutorul, nu puteți răspunde la apeluri sau scrisori. Toate aceste caracteristici împreună contribuie la înțelegerea mai bună a etichetei de scriere a afacerilor.

Cerințe generale

Primul lucru la care acordăm atenție la primirea unei scrisori este hârtia. Conform cerințelor etichetei unei scrisori de afaceri, hârtia trebuie să fie întotdeauna cristalină și în nici un caz nemulțită. Destinatarii mesajului vor avea cea mai bună impresie despre organizație dacă scrisoarea se dovedește a fi scrisă pe antetul companiei. Prima pagină nu este numerotată, pe toate celelalte cifre arabe sunt scoase.

Există un alt punct foarte important în eticheta corespondenței de afaceri. Afacerea scrisă implică o alfabetizare ridicată și absența erorilor de ortografie. Prin urmare, dacă există lacune în cunoașterea gramaticii rusești, se recomandă să nu se grăbească să se trimită corespondența, ci să se reexamineze posibilele neajunsuri.

De asemenea, recomandarea generală atât pentru hârtie, cât și pentru e-mail este dorința de a nu utiliza structuri complexe în discursul dvs. scris - acest lucru este potrivit numai în documentele juridice. Nu utilizați abrevieri - numai în general acceptate. Dar, în norma de etichetă de afaceri include o varietate de timbre și argot - jargon profesionale. Întregul document este păstrat în stilul oficial de afaceri.

Un alt punct important care este citit din scrisoare: ar trebui să fie cât mai politicos și mai prietenos posibil. Nici una dintre care lipsă de tact, rudeness nu este în discuție. În plus, o scrisoare de afaceri sugerează specificul, o declarație clară a gândurilor.

Dacă destinatarul nu vorbește în limba rusă, textul mesajului trebuie să fie redactat în limba sa sau în limba engleză internațională. Apropo, un astfel de document trebuie scris numai pe o parte a foii, al doilea trebuie să rămână curat.

Realizarea documentelor trebuie să vă asigurați că nu există transferuri. Textul în sine trebuie să fie scris într-un an și jumătate sau două intervale, cu o margine de doi centimetri în stânga.

O scrisoare de afaceri are o structură clară și specială. În același timp, nu există un standard unic pentru documentele pe suport de hârtie: diferite companii pot avea propriile variații. Ele aderă doar la o anumită compoziție a părților literei: trebuie să aibă în mod necesar un "capac", un salut, partea principală și un rămas bun. Nu uitați de semnătura personală de la sfârșitul scrisorii.

Apropo, așa-numita încadrare a mesajului - frazele inițiale și finale - se numește cadrul etichetei. Ajută la stabilirea unei relații corecte cu destinatarul. În plus, regulile de etichetă a scrisorilor de afaceri și exemplele de scriere a acestora demonstrează folosirea unei varietăți de clisee de vorbire în mesaje (care vor fi discutate mai târziu).

O nuanță importantă a designului unei scrisori de afaceri rămâne apelul utilizat în mod corect. Înainte de revoluția din țara noastră, recursul era "domnule" sau "doamnă": a fost considerat universal, așa-numitul oricine. Acum nu există un astfel de recurs universal, deși adesea în scrisori de afaceri se găsește cuvântul "domn" sau "madam" - după ce și-a pierdut popularitatea anterioară, se reîntoarce treptat la uzul cotidian. Acest lucru poate fi adresat unui partener de afaceri, oficial, dar nu unui client sau coleg.

Cel mai frecvent și universal este în prezent considerat apelul "Dragă" sau "Stimate domn", dar de fapt nu este. În mod similar, de exemplu, nu se poate ajunge la așa-numitele VIP-uri - în special persoanele importante, care sunt considerate guvernatori, primari, președinți. În acest caz, va trebui să începeți scrisoarea dvs. cu adresa "Dragă" (altă opțiune - "Dragă").

În cazul în care mesajul este adresat mai multor persoane simultan și toți aceștia sunt reprezentanți ai aceleiași profesii, ar fi oportună folosirea unui astfel de tratament ca "Dragi colegi" (în cazul în care toți destinatarii sunt femei, este permis să scrie "Dragi doamne", dacă bărbații - domnilor ") Dacă scrisoarea este trimisă la adresa unei singure persoane, este strict interzis să nu se folosească numele sau prenumele. Acest lucru este permis numai în cazul de mai sus (atunci când destinatarul este un grup de indivizi) sau atunci când interacționează cu o entitate juridică.

În ceea ce privește completarea mesajului, trebuie amintit: nu este mai puțin semnificativ decât începutul. La sfârșitul scrisorii se exprimă speranța pentru o cooperare ulterioară, încrederea în rezolvarea sigură și / sau în curând a problemei și altele asemenea. Aici nu ar trebui să menționăm și dificultățile care au avut loc mai devreme - de exemplu, amânarea răspunsului sau absența unui răspuns. Aceste fraze sunt considerate semne negative ale etichetei literelor de afaceri și sunt considerate ca fiind o reticență pentru a continua relația, precum și lipsa de respect pentru interlocutor. Este important să înțelegem că acest lucru este inacceptabil.

Email: Eticheta de afaceri

A doua versiune posibilă a corespondenței - prin e-mail. Și aici există o serie de trăsături. De exemplu, dacă destinatarul primește mesajul pentru prima dată, atunci este necesar să se înceapă prezentarea propriei sale companii, descriind activitățile sale, cu posibile sarcini care trebuie îndeplinite. În timpul corespondenței lungi, este necesar să se păstreze istoria literelor anterioare, pe baza cărora se construiește fiecare mesaj ulterior.

Prima scrisoare trebuie să includă, cu siguranță, un salut și o adresă. În cazul ulterior, dacă este necesar, un răspuns rapid, puteți omite recursul (dacă este cazul). În comunicarea online, mulți nu consideră necesar să pună semne de punctuație, precum și să scrie fără litere mari. Într-o etichetă de afaceri pentru e-mail, acest lucru este inacceptabil.

Mărimea e-mail-ului nu trebuie să fie prea mare - de regulă, este de jumătate din dimensiunea corespondentului de hârtie. În același caz, dacă este necesară o cantitate mare de informații pentru a informa destinatarul, în corpul scrisorii ar trebui să fie indicată doar o notă scurtă de însoțire, iar materialul însuși ar trebui să fie atașat ca atașament cu un cuvânt sau cu orice alt fișier - aceasta este eticheta unei scrisori de afaceri prin e-mail. Un exemplu de astfel de mesaj ar putea fi: "Bună ziua, draga domnule Ivanov! Vă vom trimite mostre de broșuri publicitare. Le puteți citi în atașament ... ".

În ceea ce privește semnătura, atunci trebuie să fie. Vă puteți abona la sfârșitul fiecărei litere și puteți face o semnătură automată, care va fi aplicată automat. Această opțiune este adesea folosită de reprezentanții companiilor mari. Semnătura trebuie să includă numele, prenumele, poziția, informațiile de contact, locul de muncă. Trebuie să o aranjați astfel încât să se potrivească șaptezeci de caractere și să nu depășească cinci sau șase linii.

Trebuie să spun câteva cuvinte despre răspunsul la mesaj. Eticheta de afaceri a unui e-mail presupune un răspuns la un mesaj în termen de două zile - nu mai mult. Dacă aveți nevoie de mai mult timp, ar trebui să anunțați interlocutorul. Răspunsul la toate mesajele susține reputația companiei sau a întreprinzătorului. Pentru a afla exact dacă scrisoarea a ajuns la destinatar, puteți utiliza funcția de notificare de primire - confirmarea de livrare va veni automat. În plus, nu este interzisă efectuarea unui apel de testare.

Formule de vorbire sau clisee

Cliches, formule de vorbire, stampile de vorbire - tot ce spui, dar totusi va fi o parte integranta a corespondentei de afaceri. Din cursul școlii, ne amintim că clișeele sunt numite expresii stabile. Nu sunt atât de multe dintre ele:

Regretul poate fi exprimat folosind următoarele fraze: "Din păcate, nu avem ocazia de a fi de acord ...", "Ne pare rău să informăm ...", "Din păcate, suntem forțați să raportați ..." și așa mai departe.
Recunoștința este indicată de clișee precum: "Lasă-mă să-mi exprim recunoștința ...", "Mulțumesc ...", "Având în vedere contribuția dvs. ...".
Puteți invita un destinatar la un eveniment folosind ștampilele: "Avem onoarea să vă invităm ...", "Sperăm că sunteți de acord ...", "Suntem încântați să vă invităm ...", "Vom fi bucuroși să vă vedem ..." și altele asemenea.
Puteți completa scrisoarea cu fraze: "Așteptăm noi idei de la dvs. ...", "Vă urez succes ...", "Sperăm că vom continua cooperarea fructuoasă ...".

Regulile de aur ale corespondenței de afaceri

Toate caracteristicile și recomandările privind desfășurarea corespondenței de afaceri pot fi stabilite în câteva reguli. O scurtă etichetă a scrisorii de afaceri este următoarea:

Utilizarea salutărilor și apelurilor personale, cu excepția cazului în care acestea nu sunt necesare.
Orice scrisoare necesită un răspuns. Cu interacțiunea electronică, timpul de răspuns nu ar trebui să dureze mai mult de patruzeci și opt de ore. Cu toate acestea, răspunsul ar trebui să fie scris doar prin examinarea cu atenție a acestuia.
Dacă este posibil, trebuie să îl notificați pe destinatar că primește o scrisoare de la acesta. De asemenea, puteți specifica momentul răspunsului la mesaj.
Semnătura de la sfârșitul scrisorii de hârtie, tipărită pe un calculator și imprimată, trebuie să fie pusă manual. O semnătură tipărită sau, chiar mai rău, un sigiliu în locul ei este un semn de lipsă de respect și de un gust prost.

Greșeli frecvente în corespondența de afaceri

Există mai multe lucruri aparent care pot deveni totuși fatale în cazul comunicării de afaceri. Adesea, aceste mici lucruri duc la terminarea relațiilor reciproc avantajoase, la încetarea tranzacțiilor și la alte astfel de lucruri neplăcute. Trebuie să cunoști inamicul în persoană!

Nu puteți scrie (și sunați prea mult!) Pentru a lucra după ore! Cât de des ne deranjăm partenerii, clienții, colegii noștri la nouă, zece sau chiar unsprezece seara, dacă nu suntem răbdători până dimineața. Se pare că în timpul nopții totul va dispărea, se va prăbuși, se va prăbuși și va fi imposibil să salvăm situația. Iar acele exemplare rare, care pot să se așeze până dimineața, dintr-un anumit motiv, consideră că șase dimineața este timpul pentru a comunica. La urma urmei, dacă nu dorm, atunci nimeni nu doarme. Din păcate, acest comportament este doar enervant și se întoarce împotriva noastră.
Acest lucru a fost deja menționat indirect, dar totuși - nu poate fi familiarizat! Comunicarea la locul de muncă are loc exclusiv pe "Tu" (cu o scrisoare de capital, aceasta înseamnă - politețe și respect).
Excesul de schimb de curtoazie poate, de asemenea, rănit. În primul rând, este nevoie de timp prețios și, în al doilea rând, pare un pic enervant și plictisitor. Nu trebuie să fiți zeloși.

Cărți pe etichetă sau ce să citiți

În zilele noastre există o mulțime de literatură care uneori se ridică la ochi. Există, de asemenea, suficiente cărți pentru cultura de vorbire, inclusiv scris.

Cei care doresc să fie instruiți în acest domeniu pot fi consultați cu privire la următoarele lucrări: "Eticheta scrisorii de afaceri" a lui Oleg Davtyan, "Cultura limbii scrise" de Tatiana Degtereva, "Eticheta scrisorii ruse" de Natalia Formanskaya și Alla Akishina, "Eticheta de afaceri" Formanovskaya și multe altele.

Fapte interesante

Cerințele unei etichete a unei scrisori de afaceri implică folosirea unui semn de exclamare la sfârșitul apelului pentru a sublinia problema sau persoana.
Apelul adresat destinatarului arată o relație mai strânsă și mai stabilă, iar numele de familie evidențiază distanța.
Eticheta scrisorilor de afaceri din Rusia se caracterizează prin nivelarea sexelor, deoarece cele mai multe profesii sunt adesea numai masculine.

Respectați regulile de corespondență de afaceri nu este atât de dificil, pentru că nu atât de mult. Amintiți-vă - mici știință. Dar în ochii celor din jurul vostru, o persoană care posedă eticheta scrisorilor de afaceri va fi întotdeauna educată și cultivată, cu care este plăcut să se ocupe.

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplă. Utilizați formularul de mai jos.

Elevii, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și activitatea lor vor fi foarte recunoscători.

Postat pe http://allbest.ru

În ultimul deceniu, e-mail-ul a devenit, probabil, unul dintre cele mai populare mijloace de comunicare în afaceri. Astăzi este destul de dificil să găsești o persoană care nu folosește poșta electronică în practica comunicării interpersonale și interculturale. Și nu sunt o excepție. Acesta este deja al 15-lea an al fiecărei zile lucrătoare, începe cu verificarea e-mailului. Scanând cu atenție adresele și subiectele mesajelor primite, am decis ce litere să citesc și pe care să le șterg fără a le deschide. Citind numeroase e-mailuri, am ajuns la concluzia că, din păcate, foarte puțini oameni au o idee despre regulile etichetei de e-mail. Dar trebuie să fie respectate, altfel riscăm din neatenție să provoace neplăceri, jenante sau chiar să ne ofenseze pe cineva la care scriem. Nu uitați că mesajul nostru este un indicator al profesionalismului nostru.

Ce ar trebui să acorde atenție fiecărui utilizator? Acest articol formulează 19 reguli bazate pe experiența mea de mulți ani în corespondența cu colegii străini și ruși, precum și pe experiența altor utilizatori de e-mail.

1. Când faceți un e-mail, completați toate câmpurile

În general, structura unui e-mail de afaceri poate fi reprezentată după cum urmează:

1. Adresa și numele expeditorului.

2. Adresa destinatarului.

5. O scrisoare constând dintr-un salut, textul principal al scrisorii, concluzia și semnătura.

2. Adresa și numeleexpeditoruluiar trebui să fie ușor de recunoscut

Dacă o persoană așteaptă o scrisoare de la dvs., apoi în coloana "De" va căuta numele dvs., cu care v-ați prezentat atunci când l-ați întâlnit sau adresa de e-mail pe care ați furnizat-o în cartea dvs. de vizită. De exemplu, când pornesc o căsuță poștală, în coloană numele expeditorului introduce întotdeauna numele și prenumele mele. Fac asta pentru că eu, văzând diferite pseudonime și porecle în coloana "De", deschideți cu atenție aceste scrisori: ce se întâmplă dacă există spam în această scrisoare sau chiar mai rău - un virus? De exemplu, nu voi mai deschide niciodată o scrisoare cu adresa [email protected], cu excepția cazului în care, desigur, nu știu de cine este. Prin urmare, pentru corespondența de afaceri, este recomandabil să aveți o adresă de e-mail care să conțină numele dvs. real și abrevierea organizației dvs., de exemplu, [email protected]. Cea mai mare încredere este cauzată de adresa care conține numele dvs. real și numele organizației dvs. în numele domeniului, de exemplu, [email protected].

3.Asigurați-vă că completați coloana "Subiectlitera "

Subiectul scrisorii este o cerință specială a scrisorii. Prezenta sa faciliteaza munca prin e-mail. Rețineți că vizualizați lista de subiecte de litere înainte de a decide să citiți litera sau, fără ao deschide, să o trimiteți în coșul de gunoi. Soarta unei scrisori depinde foarte des de subiectul său, mai ales dacă numele și adresa expeditorului nu vă spun nimic. Prin urmare, asigurați-vă că învățați cum să faceți corect: ar trebui să atragă atenția destinatarului, să fie scurt - nu mai mult de 50 de caractere - și până la punct. Cu cât este mai simplă, directă sau tentantă subiectul scrisorii dvs., cu atât este mai probabil că scrisoarea dvs. va fi citită și va avea un răspuns.

O atenție deosebită trebuie acordată gândirii la subiect atunci când scrieți pentru prima oară cuiva. La urma urmei, destinatarul, văzând adresa și numele necunoscut lui, ar putea crede că acest lucru este spam. Un alt mod de a obține un răspuns sau o șansă de citire este să utilizați numele destinatarului în linia de subiect. De exemplu, "Bună seara, Natalia!". Această abordare va crește, de asemenea, probabilitatea de a vă citi corespondența. Dar o scrisoare cu un subiect care conține o expresie precum "Legislația muncii și problemele curente și pozițiile organelor de stat" sau "Cumpărăturile cu reduceri este mai interesantă!" Sau "Poți să te descurci cu mine?" Voi elimina în siguranță fără să citesc pentru că este, cel mai probabil spam. În același mod, voi face același lucru și cu o scrisoare trimisă fără Subiect, deoarece eticheta e-mailului nu permite să răspundă celor care o încalcă grav.

Ce altceva ar trebui să vă amintiți când scrieți o temă? Subiectul literei este firul roșu al întregului mesaj. Dacă răspundeți la e-mailul unei persoane, dar ideea de bază a dialogului se schimbă, schimbați subiectul în consecință și chiar mai bine începeți să discutați o nouă întrebare creând o nouă scrisoare, deoarece schimbarea subiectului discuției fără a schimba subiectul acestei scrisori poate duce la confuzie și dificultăți.

4. plaUtilizați Re: pentru a răspunde numai.

De obicei, citiți mesajul de poștă electronică și doriți să răspundeți la el, apăsați butonul corespunzător de pe ecran cu ajutorul mouse-ului și veți primi un formular pentru a compune un răspuns în care adresa interlocutorului dvs., textul scrisorii sale, precum și subiectul scrisorii sale, în fața căruia înseamnă "Re:". Trebuie reținut faptul că "Re:" este o abreviere a cuvântului în limba engleză "Răspuns:" sau "Răspuns:" și înseamnă "Răspunsul meu la:". e-mail pentru afaceri e-mail

Prin urmare, dacă subiectul literei se schimbă, asigurați-vă că eliminați acest simbol. Și acest lucru nu este deloc deloc, așa cum ați putea crede: "Re:" combinat cu un subiect nou va arăta sincer proastă și va induce în eroare destinatarul, deoarece el ar putea crede că a primit un răspuns la o scrisoare pe care nu a scris-o.

5. Lipiți adresaultimul destinatar

Pentru a evita expedierea prematură, introduceți adresa destinatarului numai atunci când scrisoarea a fost scrisă, verificată și pregătită pentru a fi trimisă. Fii atent cu butonul "răspuns": asigurați-vă că trimiteți o scrisoare cuiva pe care doriți.

6. Asigurați-vă că ați scris un salut constând dintr-un cuvânt de salut și numele destinatarului.înainte de textul principal al scrisorii

Un salut este o scurtă teză din care să începi o scrisoare. Din păcate, există unii utilizatori care consideră că salutul în e-mail nu trebuie să fie scris, deoarece este o relicvă presupusă a nu avea importanță, că nu conține informații semnificative și conține numai cuvinte pe apelare. Acest lucru este fundamental greșit. Salutul poartă informații despre educația persoanei care compune scrisoarea. Cred că nu vrei să fii considerat nepoliticos și prost. În acest caz, urmați regulile etichetei de e-mail.

Ca o felicitare, folosiți următoarea formă de apel: "Bună ziua, draga (distins) + nume, patronimic al adresei" sau "Dragă (distins) + nume, patronimic al adresei, salut" și numai apoi continuați cu scopul mesajului dumneavoastră. În Europa, este obișnuit să se facă referire întotdeauna la "Stimate Domn / Doamnă" sau mai puțin formal, mai ales dacă sunteți familiarizat cu destinatarul, de exemplu "Dragă + Nume", chiar dacă destinatarul nu vă este deloc costisitor. În SUA, unde ritmul vieții și corespondența este mai intens, un e-mail începe cu un mesaj care constă dintr-un nume și un scurt nume "Hi +".

Vă rugăm să rețineți că în rusă semnul exclamării este plasat după scrierea în orice gen de corespondență: în afaceri, privat, oficial, etc., în timp ce în limba engleză în toate aceste genuri se pune o virgulă, care cauzează adesea conflicte culturi. Vorbitorii englezi sunt îngrijorați de semnul exclamării din scrisorile scrise de ruși: "Dragă John! Oamenii vorbitoare de limbă rusă sunt ofensați de virgulă după nume: ei nu ne respectă, semnul exclamării a regretat ce fel de "Dragă Svetlana, "?! Da, în rusă semnul exclamării este folosit mai des decât în limba engleză, ceea ce indică o mai mare emoție și, evident, o manifestare mai deschisă a emoțiilor. Dar nu ar trebui să mergeți la extreme și să puneți trei (sau mai multe) semne de exclamare, deoarece la sfârșitul salutării acestea vor fi percepute ca un strigăt inadecvat și pot ofensa destinatarul.

7.Formați-vă corect scrisoarea

Deoarece citirea de pe ecranul monitorului este mult mai dificilă decât citirea suportului de hârtie, este foarte important să structurați corect e-mailul.Părăsiți textul în paragrafe logice și folosiți câteva propoziții scurte în loc de propoziții prea lungi. Încercați să aveți propozițiile dvs. să nu conțină mai mult de 15-20 de cuvinte. Separați paragrafele dintre celelalte linii indentate sau goale.

8.Fii scurtși să-ți exprimi gândurile în esență

Textul principal al scrisorii de la primul paragraf ar trebui să atragă atenția cititorului nu mai puțin decât subiectul său. Amintiți-vă de timpul limitat al potențialului dvs. cititor. Timpul lui este banii lui. Prin urmare, el este gata să vă scape de dvs. cât mai curând posibil, adică să trimiteți scrisoarea dvs. în coș. Nu pierdeți timp și spațiu în prezentarea dvs. și povestea despre ceea ce faceți. La urma urmei, el te cunoaște deja dacă ți-a dat adresa poștală. Începeți cu scopul scrisorii, ar trebui să fie clar menționat în prima teză. Dacă primele propoziții sunt formulate corect, atunci există o probabilitate foarte mare ca destinatarul scrisorii dvs. să o citească până la capăt.

Spre deosebire de un e-mail, poșta electronică este destinată transferului rapid al informațiilor, deci nu încercați să trimiteți e-mailuri lungi. Dacă trebuie să trimiteți informații importante care conțin o cantitate mare, este mai bine să faceți un scurt text însoțitor într-un e-mail și să aranjați informațiile în sine ca atașament.

9. Dacă doriți să trimiteți un atașament, atașați-l chiar la început

Atașați un atașament înainte de a scrie o scrisoare. De câte ori am primit o scrisoare, al cărei scop a fost să trimit un atașament fără acest atașament? Apoi a venit o scrisoare de la același expeditor cu fraza "Oops, here you go!". O astfel de neglijență poate să nu afecteze în cel mai bun mod reputația dvs. de afaceri.

10. Nu trimiteți fișiere inutile.

Rețineți: atunci când scrieți pentru prima oară pe cineva, nu atașați atașamente. Dacă trimiteți încă un atașament fără acordul cu destinatarul, asigurați-vă că scrieți în corpul literei ce fel de fișier este. În caz contrar, poate crede că atașamentul dvs. este un virus care a fost atașat neautorizat și îl va distruge fără să îl citească, deoarece este periculos să deschideți un posibil virus. Apropo, astfel de viruși vin adesea cu spam.

Nu atașați atașamente de dimensiuni mai mari de 5 MB, deoarece este posibilă o astfel de situație neplăcută: veți trimite fișierul dvs. la serverul de e-mail într-o secundă și destinatarul îl va descărca pentru o oră întreagă. Bineînțeles că niciun fel de volume imense nu poate fi trimis fără acord cu destinatarul.

11.Când compuneți o scrisoare de răspuns, răspundeți latoateîntrebări adresate dvs.

Dacă răspundeți la o scrisoare, încercați să răspundeți la toate întrebările care vi se adresează. Pare atât de natural și de înțeles, dar, de cele mai multe ori, se pare că oamenii nu răspund la unele dintre întrebările care le sunt adresate. Din experiența mea, știu că aceasta este una dintre regulile cele mai frecvent încălcate ale corespondenței electronice. Tăcerea întrebării este foarte lipsită de etică din partea ta - la urma urmei, o altă persoană are nevoie de răspunsul tău și o așteaptă, dar nu o primește în scrisoare. Dacă vi se pare dificil să răspundeți, scrieți direct. Doar nu lăsați nimic fără răspuns, în caz contrar interlocutorul dvs. va trebui să repete întrebarea și nu veți evita să răspundeți cu tăcerea.

Dacă scrieți unui prieten sau unui bun prieten, puteți să scrieți în scrisoarea dvs. mesajul original într-un volum suficient pentru a vă permite să restaurați corect contextul acestui răspuns, iar în cazul fiecărui astfel de citat, scrieți răspunsul la această propunere sau întrebare. Nu uitați să separați într-un fel textul mesajului dvs. de textul scrisorilor citate, atunci răspunsul dvs. va fi mai ușor de citit. De obicei, semnul ">" este folosit în aceste scopuri, deși nu este singura opțiune. Dacă răspundeți la o scrisoare de afaceri, lăsați tot textul vechi neschimbat și scrieți răspunsul de mai sus.

12. Înainte de a trimite o scrisoare, verificați ortografia,gramatică și punctuație

Faptul că e-mail-ul este o metodă rapidă de comunicare nu înseamnă că ar trebui să fie lipsită de griji. Construiți-vă expresiile mai competent în ceea ce privește ortografia și gramatica. Acest lucru este important nu numai pentru că o scrisoare analfabetizată poate strica impresia despre tine și pentru că este foarte dificil să citești textul fără virgule și perioade. Și dacă programul tău are opțiunea de verificare a ortografiei, de ce să nu o folosești?

13. Trebuie să răspundeți la e-mailuri.

E-mail-ul este o legătură cu alte persoane, și pentru aceasta, o mică curtoazie nu doare niciodată. În conformitate cu regulile de etichetă, trebuie să se răspundă la e-mailuri și timpul de răspuns nu trebuie să depășească trei zile. Rețineți că dacă nu răspundeți la un e-mail în această perioadă, acesta este un refuz clar de comunicare. Dacă aveți nevoie de un timp mai lung pentru a răspunde la scrisoare, merită explicat motivele întârzierii. Când primiți o scrisoare care conține un atașament, asigurați-vă că ați confirmat că atașamentul a ajuns și sa deschis în mod normal.

Când primiți e-mailuri nesolicitate de la persoane necunoscute, nu le puteți răspunde. Acestea pot fi șterse fără a fi citite. După ce nu a primit niciun răspuns, corespondentul trebuie să vă înțeleagă corect. Dacă el nu înțelege și nu trimite o scrisoare repetată, el este un violator al etichetei, nu tu. Mai ales că o scrisoare nesolicitată se poate dovedi a fi spam, iar orice răspuns îi permite spammerului să presupună că a fost făcut un contact. Când primiți un e-mail nesolicitat cu un fișier atașat, ștergeți fișierul fără a despacheta: cel mai probabil este sursa unui virus de calculator.

14. Nu te deranjacoasei citiți chitanța

În conformitate cu regulile de etichetă e-mail marca "notificare de primire / citire" este un semn de lipsă de respect și neîncredere față de partenerul său și, prin urmare, poate provoca iritarea sa. Prin urmare, dacă sunteți îngrijorat dacă scrisoarea dvs. a ajuns la destinatar, este mai bine să-l sunați după trimiterea mesajului dvs. și să verificați dacă scrisoarea dvs. a ajuns la ea sau nu. De asemenea, puteți scrie următoarea frază după textul scrisorii principale și înainte de semnarea: "Vă rog să confirmați primirea scrisorii prin scrisoare de întoarcere sau prin numerele de telefon indicate mai jos".

15. Nu scriescrisoarea de capital

Nu scrieți întregul text al mesajului în font de capital, câteva cuvinte evidențiate în acest fel vor sublinia importanța acestui loc. Dacă scrii cu majuscule, se pare că țipi. Acest lucru poate cauza iritații sau alte reacții nedorite de la cititorul dvs.

16. Nu distribuiți niciodată informații confidențiale prin e-mail.

Fiți foarte atent când trimiteți numerele cărților bancare sau alte informații confidențiale într-un e-mail. Rețineți că e-mailurile pot fi interceptate și folosite în scopuri de mercenar. Nu uitați că e-mailul trimis va rămâne întotdeauna în memoria calculatorului.

17. Nu abuzați abrevierile și designul emoțional.

În e-mail-ul de afaceri, încercați să nu utilizați abrevieri cum ar fi BTW (apropo) sau LOL (râdeți cu voce tare), de asemenea așa-numitele emoticoane (fețe zâmbitoare). Ele sunt inadecvate în corespondența de afaceri, mai ales că destinatarul dvs. poate să nu știe semnificația lor.

18. La sfârșitul scrisorii asigurați-vă că ați pus semnatura.

Uneori există scrisori semnate de "departamentul de marketing" sau "pe-campus personal de locuințe", ceea ce provoacă unele confuzii. Cui și cum să se adreseze în scrisoarea de răspuns? Pur și simplu, "Hello", sună ca ceva impersonal. Da, și eu prefer să mă contactez și eu pe nume. Aceasta este baza pentru comunicarea prietenoasă - încredere. Și încrederea nu este ultima calitate care vă ajută și afacerea dvs. Prin urmare, asigurați-vă că vă puneți semnătura la sfârșitul scrisorii. O semnătură este un mic bloc de text adăugat la sfârșitul mesajelor dvs., care vă identifică și conține informațiile dvs. de contact.Faceți scurtă descriere: nu mai mult de patru sau șapte linii. O semnătură lungă ocupă o mulțime de spațiu și poate fi enervantă. Includeți mai multe modalități posibile de a vă contacta (de obicei numere de telefon și fax), precum și un link către site-ul companiei dvs.

19. Dacă aveți dubii, nu trimiteți o scrisoare.

Am devenit impersonal și ne ascundem în spatele unui e-mail care începe să ne controleze viața. Nu observăm cât de mult din comunicarea noastră zilnică se întâmplă prin e-mail și riscăm să compromităm relațiile pe care le putem întări prin comunicare directă sau conversație telefonică. Prin urmare, înainte de a trimite următorul mesaj de poștă electronică, cred că ar fi mai bine să vă apelați sau să vă întâlniți personal cu destinatarul dvs.?

Postat pe Allbest.ru

Documente similare

Regulile de bază ale scrisorii unei scrisori moderne. Eticheta de a scrie o scrisoare în afaceri moderne. Atitudini față de corespondență în trecut, exemple de scriere a literelor din secolul trecut și lumea modernă. Tipuri de scrisori în natură: afaceri, prietenos, ceremonios.

abstract [30,3 K], adăugat la 04.24.2010

Caracteristicile și valoarea etichetei de afaceri, principiile sale de bază: punctualitate, tact, respect, cod de îmbrăcăminte. Familiarizarea cu standardele internaționale pentru pregătirea și executarea literelor oficiale: lărgimea câmpurilor, gramatica, structura documentului.

Examinare [28,9 K], adăugată la 09/01/2011

Scurtă descriere a principalelor caracteristici ale corespondenței de afaceri. Reguli pentru compunerea unui e-mail. Corespondența oficială și personală. Tipografia e-mail, regulile de bază pentru proiectarea textului. Semnificația pronumelor, liniuțelor și cratimelor în document.

abstract [24,7 K], adăugat la data de 22.11.2014

Înregistrarea scrisorii standard. Adresa, data, apelul, sfârșitul, semnătura, cererea. Trimiterile speciale. Scopul scrisorii. Textul scrisorii. Reguli generale. Câteva exemple de corespondență de afaceri. Scrisoare de intentie la contract.

abstract [30,4 K], adăugat 04/05/2003

Conceptul și tipurile de etichetă de afaceri. Etica și psihologia conversațiilor și negocierilor. Mic dejun de afaceri, prânz și cină. Caracteristici de comunicare prin traducator. Locul de corespondență oficială în evidența contabilă. Structura scrisorii de anchetă. Tipuri de corespondență de afaceri.

Examen [25,6 K], adăugat la 10/07/2013

Caracteristicile etichetei de vorbire în comunicarea la distanță, comunicarea prin telefon, Internet. Tipuri de conversații telefonice. Cum să te comporți cu un client stăruitor. Designul, mărimea și regulile pentru scrierea unui e-mail. Răspundeți la e-mail.

abstract [29,7 K], a adăugat 12/21/2011

Caracteristici și reguli pentru elaborarea unui plan de scrisori cu vești proaste. Strategia de scriere: analiza publicului țintă, selectarea canalului adecvat și mijloacele de difuzare a informațiilor. Tipuri de scrisori cu refuz. Elaborarea plângerilor scrise.

test [46,7 K], adăugat la 11/14/2010

Corespondența oficială ca o parte importantă a etichetei de afaceri. Cerințe generale pentru scrisoarea de afaceri. Reguli de corespondență internațională. Atributele necesare unei scrisori de afaceri. Tipuri tipice de scrisori de afaceri. Corespondență intra-organizatorică, scrisori de felicitare.

abstract [855,8 K], adaugată la 19.06.2010

Scrisoarea ca instrument principal al corespondenței de afaceri între diverse întreprinderi (organizații, instituții). Clasificarea literelor după stil și scop. Sfaturi generale privind prezentarea unei scrisori de afaceri. Eticheta comunicării oficiale.

abstract [26,9 K], adăugat la 24.01.2012

Conceptul și forma etichetei de afaceri. Caracteristici specifice ale comunicării de afaceri. Principii de utilizare a mijloacelor etichetei. Forme de adrese în corespondența de afaceri. Vorbirea și instrumentele standard de limbă. Compoziția și standardul lingvistic al scrisorilor de afaceri.

abstract [55.1 K], adăugată la 11/18/2010

Lucrările din arhive sunt proiectate frumos în conformitate cu cerințele universităților și conțin desene, diagrame, formule etc.
Fișierele PPT, PPTX și PDF sunt prezentate numai în arhive.
Vă recomandăm să descărcați lucrarea.